作者:admin|发布时间:2010-12-04 01:10|点击:1|打印

中国传媒大学南广学院学生档案暂行管理办法

 
第一章 总 则
第一条  学生档案是如实记载学生在校期间学习、生活、成长的真实记录。为了贯彻党的教育方针,加强对学生的思想教育和各方面的管理,使我院学生档案管理更加规范化、制度化、科学化,同时便以更好地了解、考察和培养学生,为学生毕业后用人单位的录用起到积极的作用,根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生管理工作的政策规定,结合我院实际,特制定本办法。
第二条  学生档案管理工作要贯彻“为人事工作服务,为四化建设服务”的基本原则,坚持维护真实性和完整性的工作方针,由学务部统一管理,严密保管。
第三条  学务部负责管理国家计划招收的全院本科学生和专转本学生档案,各系及有关部门协助学务部做好材料收集工作,充实档案内容。
第四条 各系要建立以学工负责人为领导的学生档案管理责任制,并指派专人负责本系各年级学生档案的管理工作,各系各年级学生档案负责人要按要求在规定时间内完成学生档案材料的收集、转递、清查、汇总、整理以及装袋等相关工作。
 
第二章 材料的收集
第五条  学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益,对所收集的材料,一定要做到材料齐全,内容真实,签署完备。
第六条  为了做好新生档案接收工作,有序开展学生档案管理工作,现制定新生档案接收制度如下:
(一)接收档案前,各系负责本年级学生档案的老师应注意所收档案是否密封完好,凡是已被拆封或没有专门盖章的档案一律拒绝接收,负责老师妥善保管所收档案,不得私自拆封;
(二)接收档案时,负责老师应做好登记,并按要求向学生开具档案接收凭条册,留存档案接收存根,以备查询,由于档案接收存根丢失无法查询的,由本系本年级学生档案管理负责人承担;
(三)接收档案后,负责老师需在档案袋的左上角用铅笔写明学号,按班级、学号进行排序整理,并于指定日期以前将整理好的学生高中档案交回学务部就业指导中心统一管理。交接时以班级为单位,具体格式见《中国传媒大学南广学院新生档案交接详单》(见附件1),在已交档案的学生在“档案交付情况“栏内打√,未交档案在“备注”栏内写明原因,双方确认无误后签字,完成交接工作。
(四)对于新生报到起三个月内为学生档案清查建档阶段,对于报到时未按时交档案的学生要及时催缴,并下发《中国传媒大学南广学院学生档案催缴通知单》(见附件2),逾期未交档案的学生后果自负。
 
第七条   为了使学生档案适应国家人事工作的需要,在校期间学生档案应不断充实以下内容。
(一)学籍材料:学生入校后由学务部组织填写的《中国传媒大学南广学院学生登记表》,教务部提供的主修、选修、辅修的各科及毕业论文成绩单,以及休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等材料证明。
(二)奖励材料:学务部提供学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种表彰材料(包括三好、优干、优毕、专项奖学金等评审证明材料)。
(三)处分材料:学务部、教务部、保卫处提供的学生在校期间违反校规、校纪,触犯国家法律等形成的各类处分材料(包括甄别、复查材料及处理意见)。
(四)贷款材料:学务部提供的国家助学贷款、学校贷学金等完贷情况证明材料。
(五)组织材料:学生在校期间参加中国共产党、共青团的材料(入党材料包括入党志愿书、入党申请书、外调材料、思想汇报和转正申请书)。
(六)毕业材料:高等学校毕业生登记表、中国传媒大学南广学院学生体检表、报到证下联。
(七)可供组织参考的其他材料。
 
第三章 归档要求
第八条   新生报道后三个月内(专转本新生入学五个月内)为学生高中(专科)档案整理清查阶段,在此阶段完成新生高中(专科)档案催缴、建档工作;学生档案由各系负责本年级辅导员老师收齐后交到学务部就业指导中心;逾期未交学生档案所带来的不便由学生本人承担。
第九条  档案材料必须是办理完毕的正式文件材料。
第十条  档案材料必须完整、真实,文字清晰,对象明确,注明承办单位及时间。
第十一条  手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的,必须加盖公章;个人文字材料必须有本人签字。
第十二条  各类材料必须用黑色(蓝黑)水性笔或黑色(蓝黑)钢笔书写。
 
第四章 档案的借阅
第十三条  学生档案材料在校期间若需查阅、复印和摘抄,必须履行登记手续和批准手续。院领导、各系部负责人可登记后查(借)阅;其他人员未经学务部负责人签字批准不得私自查阅、借阅学生档案。
第十四条  任何学生不得查(借)阅本人或他人档案,如有特殊情况须填写《中国传媒大学南广学院学生档案查(借)阅申请表1》(见附件3),经学务部负责人批准同意后方可使用。
第十五条 学生档案一般不外借。如必须借出使用时,要由借阅单位开具借阅函,填写《中国传媒大学南广学院学生档案查(借)阅申请表2》(见附件4),经学务部负责人批准同意后方可使用。
第十六条  借阅学生档案时,应严格办理清点手续,对档案材料不得擅自处理,如有丢失由借阅人负责。
第十七条  查(借)阅学生档案,不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添。
第十八条  未经允许,不得擅自复制,因工作需要从档案中取证复制的,须经学务部学生档案管理负责人同意批准,方可复制。
 
第五章 档案的转递
第十九条  学生毕业、转学、退学、出国或死亡后,学生档案必须经严格密封通过机要或遵照有关规定转递,应及时将档案转给新的主管单位。必要时可派专人送取。
第二十条  学生档案一般不准由本人自带,但在特殊情况下档案经严格密封后,本人凭单位开具的调档函可自带档案,但对转档过程中档案遗失、私自开封等后果由本人自负。
第二十一条  转出转入的学生档案材料必须完整齐全,并按规定经过认真的整理装订,严禁扣留材料。
第二十二条  转出的学生档案,要认真填写《档案转递单》,逾期一个月未收到回执者,要写信催问,以防丢失。对转入的学生档案,经核对无误后要及时将回执签名盖章后寄回。
第二十三条  转递要求:学生学籍变动后,应及时将档案转给新的单位。若遇特殊情况,学籍档案将自动转换为文书档案,学务部将对其分类存档,统一管理,以备查询。
(一)毕业生档案按毕业生就业报到证、就业协议书上签发的单位转送;考取研究生的,其档案按录取院校所出具的调档函地址转送。
(二)出国留学的毕业生,其档案关系须办理人事代理或转回其生源所在地的人事部门。
(三)被开除、勒令退学、自动退学、死亡的学生,其档案从办理学籍变动起,档案密封后由家长(监护人)自带或转回其入校前家长(监护人)现居住所在地的档案管理部门。
(四)未按时到用人单位报到,被用人单位退回学校的毕业生档案,其档案转回生源所在地的人事部门。
(五)申请办理户档留校的学生档案,根据申请的存放给予存放在学院学生档案室。申请期满后,毕业生应在期满后的一个月内到校毕业生就业指导中心办理转、寄、管手续。超过规定期限,将根据有关规定对其人事关系档案,通过机要部门打回生源所在地的人事部门。迁转过程中造成的遗失由档案所有人自负。
 
第六章 纪律要求
第二十四条  查阅、借阅档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容,未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。
第二十五条  查阅档案要在档案室,因特殊情况需借出时,应严格履行相关手续,并按规定日期归还。
第二十六条  任何单位或个人无权截留或扣发按国家计划就业的毕业生档案。
第二十七条  对利用职权违反档案管理工作要求的人员,由其主管部门责令改正,情节严重的,给予行政处分;构成犯罪的,依法追究其刑事责任。
 
本办法自2009年9月起施行,由学务部负责解释。

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